ခုတေလာ .. လူေတြ ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားဟာ အီးေမးလ္ လူမြဲစာရင္း ေၾကျငာလာေနၾကပါတယ္ (အဲလိုပဲ ဘာသာျပန္လိုက္တယ္ ..:P)။ အင္း … ဒါေပမယ့္ ဒီကိစၥမွာ ေငြေရးေၾကးေရး ကိစၥေတြ မပါပါဘူး။ သူတို႔လက္ရွိသံုးေနတဲ့ email ကိုဆက္မသံုးႏိုင္ေတာ့တာပါ။ (ဆက္မသံုးႏိုင္ေတာ့ေလာက္ေအာင္ ရႈပ္ေထြးလာလို႔ပဲဆိုပါေတာ့)။ ဒီအခါမွာ သူတို႔ဟာ သူတို႔ email ရဲ႕ inbox ထဲကဟာေတြ အကုန္ဖ်က္ပစ္လိုက္ၿပီး၊ email bankruptcy ျဖစ္ပီလို႔ေၾကျငာပီး အစကေန ျပန္သံုးၾကပါတယ္။ (တစ္ခ်ိဳ႕ကေတာ့ လက္ရွိ account ကိုေတာင္ မသံုးေတာ့ပဲ အသစ္ထပ္လုပ္လုိက္တတ္ၾကပါတယ္။) ဒီေနရာမွာေတာ့ က်ေနာ္တို႔ ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားဟာ Gmail လိုမ်ိဳး free email ေတြကိုသာ သံုးေနၾကတဲ့အတြက္၊ email account တစ္ခုရဖို႔၊ ယူဖို႔က ခက္ခဲတဲ့ ကိစၥမဟုတ္ဖူးေပါ့။ email ကိုစီးပြားေရးလုပ္ငန္းမွာ သံုးေနတဲ့ လူေတြနဲ႔ အရင္ကလို mail4u လိုမ်ိဳး၀ယ္သံုးတာေတြပဲ သံုးတဲ့လူေတြအတြက္ email ထဲမွာ ရႈပ္ရွက္ခက္ေနတာဟာ တကယ္ေတာ့ အေပၚကလို email မြဲစာရင္း ေၾကျငာခ်င္ေလာက္ေအာင္ပဲ ေခါင္းခဲၾကမွာ အေသအျခာပါပဲ။
အဲဒိလိုေတာ့ က်ေနာ္တို႔လဲ ျဖစ္ခ်င္ၾကမွာ မဟုတ္ပါဘူး။ သိပ္လြန္မသြားခင္ ဘယ္လိုကာကြယ္ေျဖရွင္းၾကမလဲ ဆိုတာက …
Slash the number of new messages
ပထမဆံုး ရည္ရြယ္ခ်က္က အ၀င္ e-mail ေတြတတ္ႏိုင္သေလာက္ ေလွ်ာ့ခ်ဖို႔ေပါ့။ ဒီေတာ့ subscription လုပ္ထားတဲ့ မလိုအပ္တဲ့ website က email ေတြကို cancel ျပန္လုပ္ပါ။ သူတို႔ဆီကလာတဲ့ ေမးလ္ေတြရဲ႕ ေအာက္ဆံုးမွာ un-subscription လုပ္ခ်င္ရင္ ဒီမွာ ႏိွပ္ပါဆိုတဲ့ စာသားမ်ိဳးေတြပါတတ္ပါတယ္။ အဲဒီ လင့္ခ္ေတြကို ႏွိပ္ပီး မလိုခ်င္ေတာ့တဲ့ newsletters ေတြကို တားဆီးထားႏိုင္ပါတယ္။ အဲဒီေမးလ္ေတြဟာ သင့္မွာ အခ်ိန္ပိုသိပ္မရွိတဲ့အခါ ေတာ္ေတာ္စိတ္အေႏွာက္အယွက္ျဖစ္ရပါတယ္။ ေမးစစ္လိုက္တိုင္း ကိုယ့္ဆီ တိုက္ရိုက္ပို႔တဲ့ ေမးကို မဆိုင္တဲ့ေမးလ္ေတြၾကားထဲမွာ မူးေနာက္ေနေအာင္ ရွာဖတ္ရတာပါ။
တစ္ခ်ိဳ႕သူငယ္ခ်င္းတစ္ခ်ိဳ႕ရဲ႕ ေမးလ္ inbox ထဲမွာ ေမးလ္ေတြက ရာေထာင္ခ်ီေနပါတယ္။
“ဟ .. မင္းေမးေတြမစစ္ဖူးလား” ဆိုေတာ့ “စစ္တယ္ေလ ကိုယ္ဖတ္ခ်င္တာ၊ ကိုယ္နဲ႔ဆိုင္တာေတြပဲ ဖတ္ျဖစ္တာေပါ့၊ က်န္တာေတြက ဘာေတြမွန္းမသိပါဘူးကြာ” လို႔ ျပန္ေျပာတာၾကံဳဖူးပါတယ္။ အဲဒိအခါ ကိုယ့္ဆီ ေမးလ္အသစ္ေရာက္မေရာက္လဲ မသိႏိုင္ေတာ့ဘူး၊ အေရးၾကီးတဲ့ ေမးလ္ေတြကိုလဲ ျပန္ရွာရတာ ခက္ခဲသြားတာေပါ့
Spam filter ေကာင္းေကာင္းသံုးထားရင္လဲ မဆိုင္တဲ့ေမးလ္အေရအတြက္ကို ေလွ်ာ့ခ်ႏိုင္ပါတယ္။ ဒါေပမယ့္ spam ေတြကိုလံုး၀ ႏိုင္လိုက္ၿပီလို႔ေတာ့ မဟုတ္ေသူပါဘူး။ ရေအာင္၀င္မယ့္ ေကာင္ေတြကလဲ ရွိေနေသးပါတယ္။
သူငယ္ခ်င္းေတြဆီကေန စေနာက္တဲ့ ေမးလ္ေတြ ခဏခဏရေနတယ္ဆိုရင္လဲ သူတို႔ကို ေသျခာရွင္းျပၿပီး မလုပ္ဖို႔ေျပာပါ။ သူတို႔နားလည္ေပးႏိုင္မွာပါ။
Respond appropriately
အီးေမးလ္ တိုင္းကို အေၾကာင္းျပန္ဖို႔ေတာ့ မလိုအပ္ပါဘူး။ သင့္ဆီကို လူအမ်ားၾကီးဆီကို ပို႔တဲ့ ေမးတစ္ေစာင္ရခဲ့ရင္ သင့္အေနနဲ႔ ေက်းဇူးတင္ပါတယ္ဆိုတဲ့ စကားအေၾကာင္းျပန္ဖို႔ သိပ္မလိုပါဘူး။ လိုတယ္ဆိုရင္ေတာင္မွ လူတိုင္းဆီကို ပုိ႔လိုက္ဖို႔ မလိုပါဘူး။
စာျပန္တဲ့အခါ တိုတုိနဲ႔ လိုရင္းကိုေျပာပါ။ ဒါမွမဟုတ္ရင္ေတာ့ ဖုန္းေကာက္ကိုင္ဆက္ၿပီးသားေျပာလိုက္ေပေတာ့။
Take advantage of subject lines
Email subjects မွာေရးထားတဲ့ စာသားဟာလဲ ပို႔လိုက္တဲ့ ေမးလ္နဲ႔ ဆက္စပ္မႈရွိရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ တတ္ႏိုင္သေလာက္ ကိုယ္ပို႔လိုက္တဲ့ စာအေၾကာင္းကို သိႏိုင္မယ့္ ေခါင္းစဥ္မ်ိဳး ျဖစ္သင့္ပါတယ္။ “question” ဒါမွမဟုတ္ “hello” စတာမ်ိဳးေတြကို ေရွာင္သင့္လွပါတယ္။ စာကို လက္ခံရရွိတဲ့ လူက ဘာအေၾကာင္းပို႔ထားတာလဲ ဆိုတာကို သိႏိုင္မွာ မဟုတ္ပါဘူး။ ဒီအခါ သူ႔အေနနဲ႔ ျပန္စာေရးဖို႔ category ေတြခြဲရာမွာ သင့္စာက အခက္ေတြ႔သြားေစႏိုင္ပါတယ္။ (ဘာအေၾကာင္းမွန္းမသိ၊ ဘယ္ေလာက္အေ၇းပါတဲ့ စာမွန္းလဲမသိ ျဖစ္ေနမွာေပါ့ေနာ္)
တကယ္လို႔ ပို႔မယ့္ေမးလ္က စာတစ္ေၾကာင္းစာပဲ ရွိမယ္ဆိုရင္ ေခါင္းစဥ္မွာသာ ေရးထဲ့ေပးလိုက္ေပေတာ့၊ ရွင္းေရာ။ ပို႔တဲ့လူေရာ၊ ဖတ္တဲ့လူေရာ အခ်ိန္ကုန္ သက္သာတာေပါ့။
တကယ္လို႔ ျဖစ္ႏိုင္တယ္ဆိုရင္ သင္နဲ႔ သင့္လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္ေတြၾကားမွာ code ေလးေတြသတ္မွတ္ထားလို႔ရပါတယ္။ အဲဒိ code ေလးေတြကို subjects ေတြမွာ ထဲ့ေပးျခင္းအားျဖင့္ စာရသူလြယ္လြယ္ကူကူ သိရွိပီး priority ခြဲႏိုင္မွာျဖစ္ပါတ္ယ။
ဥပမာ။ ။ “FYI” ဆိုရင္ information ေပးတဲ့ message၊ “AR” ဆိုရင္ Action ယူဖို႔လုိတဲ့ကိစၥ၊ “URG” ဆိုရင္ urgent အေရးၾကီးတယ္ေပါ့။
Forwarding and copying
Email ေတြကို forward လုပ္တဲ့အခါ ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်းျဖစ္ႏိုင္သမွ် ျဖစ္ပါေစ။ ပို႔တဲ့ စာအေၾကာင္း အၾကမ္းဖ်ဥ္းရွင္းျပၿပီး၊ ဘာေၾကာင့္ ဒီစာကို ပို႔ေပးရတယ္ဆိုတာကို ပါရွင္းျပပါ။ ဒီလိုဆိုရင္ စာရတဲ့လူလဲ ရတဲ့စာကို တန္ဖိုးထားၿပီးဖတ္မွာ ျဖစ္သလို ကိုယ့္ကိုလဲ ေက်းဇူးတင္မွာျဖစ္ပါတယ္။ ပို႔တဲ့ စာအေၾကာင္းကို ရွင္းျပထားတဲ့အတြက္ ဆက္ဖတ္မဖတ္ကို သူတို႔ ဆံုးျဖတ္သြားႏိုင္မွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ပို႔တာစာေတြကို အကုန္ဖတ္ၿပီးမွ သိသြားတာထက္စာရင္ ၾကိဳၿပီး summarize ေလးဖတ္ရေတာ့ ေကာင္းတာေပါ့။ ဘာေတြပို႔လိုက္တာလဲ၊ ဘာစာေတြလဲ ဆိုတဲ့ အေမးေတြလဲ ေလ်ာ့သြားမွာေပါ့။ (English လိုေရးထားတဲ့ ဟာသလို စာမ်ိဳးေလးေတြဆိုရင္ ပိုဆိုးပါတယ္။ English လိုဖတ္ရမွာ ပ်င္းေတာ့ ဘာေတြပို႔လိုက္တာလဲ လို႔အရင္ေမးေနတတ္ၾကေသးတာ မဟုတ္လား)
(ခုကေတာ့ fwd: ပါတဲ့ message ေတြျမင္ရင္ စိတ္ကို ရႈပ္ေနေတာ့တာပါပဲ။ ပီးေတာ့ message ေလးနဲနဲေရးပို႔ ေနနသာသာ တစ္ခ်ိဳ႕ဆို ပါေတာင္ မပါဘူး၊ ပါရင္လဲ “enjoy, see the attachemt, see below, haha read” ဒါမ်ိဳးေတြျဖစ္ေနေတာ့တာပါပဲ)
သူမ်ားဆီက စာေတြကို မကူးခ်ပါနဲ႔။ တကယ္လို႔လုပ္ခဲ့လို႔ ရွိရင္လဲ ဘာေၾကာင့္လုပ္ရလဲဆိုတာ ရွင္းျပပါ။ စာကိုလက္ခံတဲ့လူ အေနနဲ႔ မွန္းေနစရာမလိုေတာ့ဘူးေပါ့ (ဘာေၾကာင့္ ကူးထားသလဲဆိုတာ)။ ဒီအခါ သူကေမး ကိုယ္ကျပန္ေျဖ စတဲ့ email အသြားအျပန္ကိစၥလဲ ေလ်ာ့သြားမွာေပါ့။
ဒီမွာ က်ေနာ္ျဖစ္တဲ့ ျပႆနာ တစ္ခု ဥပမာ ေျပာျပခ်င္ပါတယ္။ ဟိုတေလာက က်ေနာ္ last.fm ဆိုတဲ့ Web2.0 music sharing site သံုးလို႔ ေတာ္ေတာ္ေကာင္းတာနဲ႔ ေမးထဲက လူေတြကို လိုက္ပီး invite လုပ္လိုက္ပါတယ္။ ကိုယ္နဲ႔ ေျပာေနက် သိပ္မဟုတ္တဲ့ လူေတြလဲ ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားပါသြားပါတယ္။ ေၾသာ္ ဒါေပမယ့္ သိပါေစေတာ့ေလ ဆိုပီး ဒီတိုင္းဖိတ္လိုက္မိပါတယ္။ custom message ေလးေတြလဲ မပါသြားဘူး ဆိုပါေတာ့ဗ်ာ။ အဲဒိမွာ သူငယ္ခ်င္းေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားက ေက်းဇူးတင္ေၾကာင္း ျပန္ေျပာၾကတယ္။ တခ်ိဳ႔ကလဲ ignore လုပ္လိုက္ၾကတယ္ေပါ့ စိတ္မ0င္စားတဲ့အခါ။ ဒါေပမယ့္ တစ္ေယာက္ေသာသူက က်ေနာ့ကို ျပန္စာပို႔လိုက္တယ္ဗ်။
“ခုလိုျမန္မာ ျပည္သူေတြ ဒုကၡေတြ႔ေနတဲ့ အခ်ိန္မွာ ဒါေတြကို က်န္တဲ့လူေတြနဲ႔ က်ေနာ္လဲ လံုး0 စိတ္မ0င္စားဘူး။ ပို႔ေနတာကို ေတာ္လိုက္ပါ။ ဘယ္လိုကူညီၾကမလဲဆိုတာပဲ စဥး္စားသင့္ပါတယ္”
လို႔ ျပန္စာဖတ္ၿပီးတဲ့အခါ က်ေနာ္ စိတ္မေကာင္း ေတာ္ေတာ္ျဖစ္သြားပါတယ္။ အဲဒါဟာ custom message ေလးတစ္ခု မပါတဲ့ အက်ိဳးေက်းဇူးပါပဲ။ သတိမူသင့္လွပါတယ္။
Be disciplined
အီးေမးလ္ကို ခဏခဏ စစ္ရေလာက္ေအာင္ မျဖစ္ပါေစနဲ႔။ အေရးၾကီးတဲ့ စာေတြ လာေနမွာစိုးရင္ေတာ့ တစ္နာရီျခားတစ္ခါေလာက္ စစ္ပါ။ ဒိထက္ၾကာၾကာ ေစာင့္ႏိုင္ရင္ ေစာင့္ေပါ့။ ဒါေပမယ့္ ကိုယ္လုပ္တဲ့အလုပ္နဲ႔ေတာ့ ဆိုင္တာေပါ့ေနာ္၊ ကိုယ္က စကၠန္႔နဲ႔ အမွ် အေရးၾကီးတဲ့ေမးလ္ေတြလာေနတတ္တဲ့ ေနရာဆိုရင္ေတာ့ ဘယ္ျဖစ္မလဲ။ သာမာန္ လူေတြအတြက္ေျပာတာပါ။
အီးေမးလ္စစ္ဖို႔ မနက္နဲ႔ ညေနဖက္ေတြမွာ အခ်ိန္ေလးေတြ သတ္မွတ္ၿပီး စစ္ပါ။ စစ္ၿပီးတဲ့အခါ inbox ထဲမွာ ေမးလ္အသစ္မရွိပါေစေတာ့နဲ႔။ သိမ္းစရာရွိတဲ့ ေမးလ္ေတြ သိမ္း၊ ဖ်တ္စရာရွိတာ ဖ်က္၊ ျပန္စရာရွိတာေလးေတြလဲ တတ္ႏိုင္ရင္ျပန္၊ follow up လုပ္စရာ ရွိေနေသးရင္လဲ remainder ေလးလုပ္ထားလိုက္ ဘယ္အခ်ိန္မွာ ဒီေမးလ္ကို ျပန္ရမယ္ စသည္ျဖင့္ေပါ့။
Message ေတြကို ခ်က္ခ်င္း ဖတ္ၿပီး လုပ္စရာရွိတာလုပ္ပါ။ ဒီလိုဆိုရင္ ေမးလ္ကို တစ္ခါပဲ ဖတ္စရာလုိေတာ့တာေပါ့။ အဲဒိေမးလ္နဲ႔ ပါတ္သတ္တာလဲ တစ္ခါထဲ ပီးသြားတာေပါ့။
ဒါေပမယ့္ေပါ့ေနာ္ … ခံစားခ်က္ေလးေတြ ပါတဲ့ ေမးလ္ေလးေတြဆိုရင္ေတာ့ တစ္ခါပဲ ဖတ္ဖတ္၊ ၁၀ ခါပဲဖတ္ဖတ္ပါ။ အဲဒိ ေမးလ္ေတြအတြက္ေတာ့ အားလပ္ၿပီး ေအးေဆးတဲ့ အခ်ိန္ၾကမွ အက်အန ခံစားၿပီးဖတ္ပါလို႔။
No related posts.
I agree with you especially about the mail forwarding.
Keep it up, Bro !